2010年1月7日 星期四

視訊會議 人資管理新利器

     隨著兩岸金融MOU簽訂後,兩岸人才延攬與人力管理勢必成為後勢看漲的議題。如何在管理上有效撙節成本並同時顧到節能減碳,值得每個企業主細想。

     節源減碳議題正因甫落幕的哥本哈根氣候峰會風行全球,雖然結果並未能制定出強力的協議,來嚴格要求排碳大國對溫室氣體排放設限,但節源減碳已成為現今最受注目的議題。

     在可以預見的未來,全球各個企業甚至整個國家,都須以地球環境的長遠延續作為目標,相應制定嚴格的碳排放標準或徵收能源稅,並依據多重考量去做內部及外部調整,以符合社會責任原則。

     高解析度 好比親臨現場

     此外,隨著兩岸金融MOU簽訂,兩岸貿易往來勢必比現在更加頻繁,人才延攬與人力管理也將跨越海峽限制;同時,有效撙節成本仍將是2010年各企業持續進行的目標。

     根據《寶利通節能省碳綠化手冊》試算表結果顯示,舉例來說,某台商主管原訂出門2天,由台北至香港開會,舉行1次2小時面對面會議,若改用視訊通訊解決方案,將可協助公司省下約台幣1萬3893元的差旅費、10小時的旅遊時間,以及減少184公斤的碳排放量。足見視訊會議設備,對撙節成本和環境保護的貢獻。

     隨著越來越多企業、政府機關、學校及醫院都開始使用視訊設備,可以顯見,遠程呈現(Telepresence)已成為人力資源管理者維持「營運持續」的重要工具。因應全世界科技高度發展和電信網路的高覆蓋率,視訊會議設備也推陳出新,完整的HD(High-Definition;高解析度)系統結構,能提供親臨現場的感受,其中,包括HD畫質、影像和HD內容分享能力,讓身處異地的使用者能夠有面對面溝通的感受。

     有效縮減龐大成本開支

     地球村結構的發展勢頭下,為了順利與國際接軌,又能順應全球低碳經濟概念,建議企業使用高效能的HD視訊會議設備來達成以下人力資源管理的目標:

     減少不必要的商務旅行:人力資源管理人員可透過視訊會議進行面試,並記錄面試者的面試過程,將之存檔,再提供給公司高層進行遠端檢閱,以確保用最短的時間聘請最合適的員工。

     應徵者亦可使用視訊會議設備的內容共享功能,啟動簡報檔案以輔助面試;此舉能加速招募過程、減少龐大的差旅費用及時間,讓人力資源管理層能因應市場需求和優先次序,而迅速作出反應,減低成本。

     縮減出差預算、控制支出:為員工進行培訓是人力資源管理人員的主要工作之一,HD視訊會議能有效傳送培訓人員的聲音、表情、語氣等微妙變化;而他們更可於同一時間內,為處於不同地區的員工進行培訓,省去大量時間和資源。

     舉例來說,我的客戶之一「精英公關集團」於今年9月導入了Polycom的視訊會議設備後,已與位在北京和香港的辦公室進行多次視訊會議,並舉辦兩岸教育訓練。當初堅持要引進視訊會議設備精英旗下的經典次集團總經理張家瑋先生也表示,「用視訊會議和跨國辦公室開會的效率比起傳統的電話要高得多,又深具臨場感,最重要的是能省下長途跋涉的差旅費和往返時間,」張家瑋總經理也鼓勵集團內同仁多多使用這個設備,讓效益最大化。

     兩岸員工互動更加頻繁、方便

     減低對環境的影響:根據了解,台灣面積雖小,但卻占全球排碳總量百分之一,每人平均排碳量是全球平均的三倍。但若以視訊會議進行招聘及面試,可減少約0.5公噸的碳排放量,大大減低對環境的影響。

     加強員工溝通,提昇工作效率:人力資源管理層的首要任務就是留住優秀人才,以及維持團隊的士氣,並同時協助員工提升生產力,讓員工可以以更少的資源完成更多工作「Do more with less」。

     不論員工身在何處,視訊會議設備能讓分散各地的員工定期會面,並更有效、靈活和安全地工作。經典次集團總經理張家瑋先生表示,「自從集團開始使用視訊設備,兩岸員工之間的交流互動更加頻繁,也增添了更多內部的學習機會。」此外,使用視訊會議可省去往來兩地的差旅時間,所節省的時間可讓員工能使之用於其他工作上,提升工作效率。

2010-01-07  旺報 【呂理正 /Polycom(寶利通)台灣區總經理】

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